Konferencja była okazją do dyskusji rozpoczętej na łamach mediów dotyczącej funkcjonalności projektu „Lubuski e-Urząd” wdrażanego przez urząd marszałkowski we wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego w województwie lubuskim. Projektem objęte są praktycznie wszystkie gminy i powiaty – na 95 jst w 79 wdrożony został elektroniczny system obiegu dokumentów (ESOD), w 15 które posiadały go wcześniej zintegrowano istniejące systemy. Jak podkreślał wicemarszałek Bogdan Nowak projekt daje szerokie możliwości działania na rzecz poprawy jakości pracy w urzędzie i komfortu mieszkańców. - Wszyscy mamy narzędzie, które możemy skutecznie wykorzystać – przekonywał. Dodał jednocześnie, że wdrażanie systemu nieco kuleje. - Jest to dla nas o tyle dziwne, że stworzony został system udzielania pomocy jednostkom. Przez rok otrzymaliśmy tylko 70 zgłoszeń dotyczących ESOD. Zastanawialiśmy się, czy jest to spowodowane tym, że system działa poprawnie, czy może nie jest w ogóle użytkowany. Z prasy dowiadujemy się, że nie działa – tłumaczył.
Reakcją na te doniesienia jest konferencja, której celem jest wymiana informacji pomiędzy osobami, które tworzyły system i wdrażały go, a osobami, które go użytkują. - Zdajemy sobie sprawę, że przejście całkowicie na czynnik elektroniczny jest niezwykle trudne. Konferencja ta ma służyć też temu, abyśmy znaleźli rozwiązanie jak przejść bezpiecznie wyłącznie na elektroniczny system obiegu dokumentów. Warto pochylić się nad tym problemem, aby naszym obywatelom żyło się lepiej – przekonywał wicemarszałek Nowak, który zaznaczył jednocześnie, że aby projekt mógł zacząć efektywnie działać, potrzebna jest zmiana mentalności i dobre chęci. - Tylko wspólne zintegrowane działanie przyniesie najlepsze efekty – podkreślał.
Projekt „Lubuski e-Urząd” realizowany jest w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013,Priorytet I. Rozwój infrastruktury wzmacniającej konkurencyjność regionu, działanie: 1.3 Rozwój społeczeństwa informacyjnego.
Projekt umożliwia korzystanie z technologii informacyjnych i Internetu mieszkańcom województwa, przedstawicielom biznesu oraz interakcję pomiędzy wymienionymi podmiotami a administracją publiczną. Jego celem jest redukcja odwiedzin obywateli w urzędach, migracja tego typu kontaktów do Internetu i prosty dostęp do informacji publicznej. W efekcie realizacja projektu ma doprowadzić do znacznej redukcji kosztów administracji publicznej oraz umożliwienie prostego dostępu do danych będących w jej dyspozycji.
W ramach projektu „Lubuski e-Urząd” wszystkie Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) szczebla wojewódzkiego, powiatowego i gminnego oraz ich jednostki podległe otrzymały jednolite i nowoczesne narzędzia do rozwoju usług publicznych świadczonych drogą elektroniczną na rzecz obywateli i przedsiębiorców.
Podczas konferencji zaprezentowane zostały produkty projektu „Lubuski e-Urząd” m.in.: Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej, Portal Wrota Lubuskie, Elektroniczny System Obiegu Dokumentów, System Raportowania i Analiz Porównawczych BI, Automatyczny System Zgłoszeń Serwisowych oraz monitorowania infrastruktury teleinformatyczne e-serwis, Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej CU.
Zobacz prezentacje:
Signity 1
Signity 2
Efekty wdrażania projektu zaprezentowała Izabela Kopeć z urzędu marszałkowskiego.
Przykładem dobrych praktyk w realizacji projektu są Urząd Miejski w Łęknicy, w którym działa elektroniczny system obiegu dokumentów oraz Starostwo Powiatowe w Sulęcinie z modelowo działający Biuletynem Informacji Publicznej.
Zobacz prezentacje:
Starostwo Powiatowe w Sulęcinie
W ramach projektu „Lubuski e-Urząd” wdrożonych zostało 60 produktów m.in.: Regionalny Biuletyn Informacji Publicznej (ponad 300 BIP dla gmin, powiatów i ich jednostek podległych), Portal Wrota Lubuskie, portal Cyfrowy Urząd, System Raportowania i Analiz Porównawczych BI, System e-Serwis, 79 Systemów Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), 16 integracji istniejących SEOD z platformą Cyfrowy Urząd, GIS dla Miasta Nowa Sól, podpisy elektroniczne, ponad 2300 urządzeń teleinformatycznych między innymi serwery, firewalle, switche, UPS, komputery.
Wszystkie wdrożone systemy oraz sprzęt komputerowy zostały dostosowane do potrzeb każdego z partnerów projektu.
Lubuski e-urząd to:
- 112 serwerów
- 1269 komputerów i laptopów
- 133 skanery
- 186 urządzeń aktywnych
- 490 zasilaczy awaryjnych
- 79 systemów EOD
Koszt całkowity Projektu to 25 mln zł, z czego 3,75 mln zł stanowią środki własne Beneficjenta a: 21,25 mln zł. To środki unijne.
Wspólna droga do sukcesu
Konferencja była doskonałą okazją do dyskusji na temat wdrażania produktów projektu „Lubuski e-Urząd”. Głos w dyskusji zabrał Andrzej Brachmański, reprezentujący Gminę Świdnica. W jego opinii, problem z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych do kontaktu obywatela z urzędem tkwi w konieczności zakładania „konta zaufanego” potwierdzającego jego wiarygodność. – Konto zaufane ma obecnie nieco ponad 200 tys. obywateli. A to oznacza, że pozostali nie chcą z tego korzystać. Ponadto system ePUAP jest niewydolny – przekonywał. Tłumaczył także dlaczego jego zdaniem nie działa także Elektroniczny System Obiegu Dokumentów. -Urzędnicy nie chcą go wprowadzić, bo obrobienie sprawy w papierze jest szybsze. Dlatego zwracam się z prośbą do SIGNITY, aby zastanowiła się nad zmianą systemu na bardziej przyjazny – apelował. - Nie ma ucieczki od elektronizacji i bardzo dobrze. Pytanie brzmi, jak to zrobić szybciej - dodał
Z zarzutem dotyczącym skomplikowanej i czasochłonnej identyfikacji wnioskodawcy zgodził się wicemarszałek Bogdan Nowak, który zaznaczył jednocześnie, że obowiązek identyfikacji narzuca polskie prawo. - Na chwilę obecną mamy tylko dwie prawnie dopuszczalne metody: podpis elektroniczny – ale to kosztuje i profil zaufany, który nie kosztuje, ale nie każdy wie, że jest, nie każdy wie, jak go założyć i nie każdemu się chce. Mamy więc zdiagnozowany problem. Przekazaliśmy te informacje do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Być może rozwiąniem będą modyfikacje, które ministerstwo zaproponuje – tłumaczył.
Wicemarszałek odniósł się także do kwestii ESOD-u. Jego zdaniem problemem jest jednoczesne działanie systemu papierowego oraz elektronicznego, co powoduje spiętrzenie się obowiązków. -To jest system, który musimy modyfikować, ale nie będziemy tego robić, wtedy kiedy będzie to system dublujący. Przejdźmy na system elektroniczny jako podstawowy. Zmniejszymy ilość pracy wykonywanej przez pracownika – mówił. Podkreślał jednak, że systemu wszyscy musimy się nauczyć. Porównał to do edytorów tekstu – najpierw każdy musiał się nauczyć ich obsługi, a teraz są one dla nas intuicyjne i nie wyobrażamy sobie bez nich życia.
Do zarzutów odnieśli się także przedstawiciele Signity. - Pewnie ergonomia i intuicyjność to nie jest jedyna przyczyna. Bardzo ważne jest podejście do wdrożenia. Doskonałym przykładem jest Łęknica. System daje naprawdę ogromne możliwości, ale musi być efektywnie wykorzystywany. Oczekujemy od państwa propozycji usprawnień i uwag.
Głos w dyskusji zaprał także Wadim Tyszkiewicz, prezydent Nowej Soli oraz Przewodniczący Zrzeszenia Wójtów, Burmistrzów i Prezydentów województwa lubuskiego. - System jest potrzebny i dobrze, że jest wdrażany, ale nie działa tak jak powinien. Trzeba wspólnie wziąć się do roboty – przekonywał. Mówił także, że w Nowej Soli system działa bez zarzutu i urząd funkcjonuje tylko na bazie dokumentów elektronicznych. Jednak jak podkreślał proces jego wdrażania był trudny i długi. - U nas to trwało 5 lat i to była droga przez mękę. Wdrożenie tego systemu składa się w 20 proc. ze sprzętu i oprogramowania, a w 80 proc. to zmiana mentalności i to jest najtrudniejsze. Droga dochodzenia do celu jest długa i skomplikowana – tłumaczył.
Debatę podsumował wicemarszałek Bogdan Nowak. – Problem we wdrażaniu systemu leży po stronie ludzi. On jest do rozwiązania, ale to będzie ciężka i długa praca. To dzisiejsze spotkanie pokazało, jak było potrzebne. Chodzi o to, żeby wspólnie rozwiązywać problemy i korzystać wzajemnie ze swoich doświadczeń. Chodzi o zmianę myślenia. Ale od tego procesu nie ma odwrotu. Teraz należy jasno artykułować swoje potrzeby i szukać wspólnych rozwiązań – zakończył.
